Автоматизация документооборота: основные понятия и особенности применения

Под документооборотом принято понимать свободное движение определенных документов в одной замкнутой системе. Речь идет о какой-то отдельной организации. Чаще всего системы автоматизации документооборота могут потребоваться с корпоративными целями. Такое предложение исключительно удобно для больших компаний.

Касается это полного комплекса работ: от непосредственно поступления документа, которое в обязательном порядке должно учитываться в соответствующем регистре системы автоматизации документооборота, рассылки документа внутри организации, контроля выполнения поставленных задач, согласно содержимому документа, а также хранение, соответствующее использование и отсылка документа в другую компанию.

Под документооборотом в электронном виде понимаются единые системы автоматизации документооборота, представляющие собой электронный механизм, полностью заменяющий делопроизводство в классической бумажной форме. Как правило, эти системы рассчитаны на документы, которые должны считываться людьми. Также существуют и машиночитаемые документы, которые могут считываться автоматически, без участия человека в этом процессе.

Осуществление электронного документооборота: задачи и принципы

В первую очередь, существуют определенные правила, по которым выполняется эта процедура.

Итак, рассмотрим наиболее важные моменты. Во-первых, документ, попадающий в систему, регистрируется только один раз. Разумеется, одинаковые или подобные документы получают разные имена, чтобы их было легко идентифицировать однозначно. Во-вторых, фиксируется непрерывное движение документа. Таким образом, вы можете узнать, где в данный момент находится документ и кто с ним работает. Одно из основных преимуществ этой системы – возможность быстро и исключительно легко найти интересующий вас документ даже в том случае, если у вас есть минимум информации. Всего по одному-двум параметрам поиск выдает релевантные результаты. Разумеется, для этого параметры заносятся непосредственно в саму систему. Примером может служить домен docspace.ru.

Такие системы могут быть как универсальными, так и индивидуальными, сконструированными непосредственно для конкретного предприятия. Комбинированные системы базируются на универсальной платформе, на которую далее «наслаиваются» индивидуальные надстройки. В зависимости от особенностей компании, применяются те или иные варианты.